รู้จักระบบบริหารโรงแรม

รู้ไว้ใช่ว่ากับระบบการบริหารจัดการโรงแรม

ธุรกิจหนึ่งที่อยู่คู่ประเทศไทยมายาวนานและทำให้เกิดการหมุนเวียนรายได้เข้าสู่ประเทศไทยเป็นกอบเป็นกำ คงจะเห็นไม่พ้นธุรกิจด้านการท่องเที่ยวและโรงแรม และโรงแรมแต่ละแห่งก็มักมีภาพลักษณ์ที่แตกต่างกันออกไปตามไลฟ์สไตล์หรือคอนเซ็ปต์สถานที่นั้นๆ แต่ไม่ว่าจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไปเท่าไรในทุกโรงแรมก็มักจะมีสิ่งหนึ่งที่มีความคล้ายคลึงกันคือ ระบบบริหารจัดการโรงแรม

ในระบบการบริหารจัดการของโรงแรมจะมีอยู่หลายส่วนประกอบกันไป เช่น ถ้าโรงแรมนั้นๆ อยู่ในกลุ่ม เครือของโรงแรม หรือจะพูดให้ง่ายก็คือโรงแรมที่มีแบรนด์ที่เราได้บินกันบ่อยๆ เช่น แอคคอร์ อมารี สตาร์วูด ฯลฯ มักจะมีการตั้งค่ามาตรฐานของแบรด์ตัวเองไว้ให้ทุกโรงแรมที่อยู่ในเครือมีมาตรฐานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ซึ่งหลักๆ แล้วระบบการบริหารจัดการโรงแรมจะแบ่งได้จากลักษณะของงานที่แตกต่างกันออกไป โดยผมจะจำแนกไว้หลักๆ 3 กลุ่มด้วยกัน คือ

ระบบการบริหารจัดการหน้าบ้าน (Front Office Management System)

ระบบการบริหารจัดการหลังบ้าน (Back Office Management System)

ระบบการบริหารจัดการห้องอาหาร (Restaurant Management System)ระบบการบริหารจัดการหน้าบ้าน (Front Office Management System)

ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ทำได้อย่างมืออาชีพควรมีความหลากหลายในการตอบโจทย์ลูกค้าให้ได้มากที่สุด ซึ่งหน้าบ้านหรือ Front Office ของโรงแรมถือเป็นหน้าด่านและป้อมปราการที่สำคัญที่เป็นตัวตัดสินว่าแขกจะพอใจการเข้าพักกับโรงแรมหรือไม่อันดับแรก โดยระบบที่จะใช้บริหารจัดการส่วนของหน้าบ้าน มีส่วนหลัก คือ ระบบการจองห้องพัก ระบบการลงทะเบียนเข้าพัก ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆ ของลูกค้า ระบบการเก็บประวัติการเข้าใช้บริการของลูกค้า ระบบบริหารจัดการลูกค้าสัมพันธ์ และระบบการให้คะแนนความพึงพอใจในการทำงานของลูกค้า ระบบเหล่านี้มักอยู่ในรูปแบบชุดของโปรแกรมในการบริหารจัดการโรงแรม หรือที่เรียกว่า PMS (Property Management System) ซึ่งในโลกใบบนี้มีเพียงไม่กี่ตัวเท่านั้นที่มีชื่อเสียงโด่งดัง ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการบริหารจัดการหน้าบ้านได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง อีกทั้งยังสามารถคำนวณและประเมินปริมาณการจอง และบริหารความเสี่ยงในการจองห้องพักที่มักจะมีความผิดพลาดจากตัวของพนักงานอยู่บ่อยครั้ง

ระบบการบริหารจัดการหลังบ้าน (Back Office Management System)

ระบบบริหารจัดการหลังบ้านของโรงแรมก็สำคัญไม่แพ้กัน เนื่องจากระบบหลังบ้านของโรงแรมส่วนใหญ่เชื่อมต่อกับระบบหน้าบ้าน เพื่อทำงานบัญชีหลังจากที่หน้าบ้านส่งคำสั่งซื้อมา ระบบจะนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งานต่อ เนื่องจากระบบบัญชีของโรงแรมมีการทำงานเฉพาะทาง ในปัจจุบันมีโปรแกรมใช้บริหารจัดการระบบหลังบ้านออกมาให้ใช้มากมาย หลักๆ ที่ต้องมีคือ ระบบบัญชี ระบบบัญชีรายได้ ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบจัดซื้อจัดหา ระบบบริหารจัดการบุคคล ซึ่ง ควรเชื่อมต่อกับระบบหน้าบ้านเพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

ระบบการบริหารห้องอาหาร (Restaurant Management System)

อีกส่วนหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือระบบการบริหารจัดการห้องอาหาร ซึ่งโดยส่วนใหญ่มักจะใช้งานโปรแกรมลักษณะที่เรียกว่า Point Of Sale ที่สามารถเชื่อมต่อไปยังระบบหน้าบ้านเพื่อสามารถตรวจสอบรายละเอียดของแขกที่พักกับทางโรงแรม และบันทึกค่าใช้จ่ายในการรับประทานอาหารของแขกโดยสามารถแยกเข้าบัญชีของแขกโดยตรงได้ รวมถึงอีกหลายๆระบบยังมีระบบในการควบคุมคลังสินค้า เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายที่ห้องอาหารมักจะเป็นรูรั่วของโรงแรมได้

หากอยากได้ระบบในการบริหารจัดการโรงแรม ก็ลองพิจารณาดูครับว่ามีระบบเหล่านี้ครบถ้วนหรือไม่ ซึ่งในปัจจุบันนี้ก็มีโปรแกรมหลายๆ ตัว ที่มีความสามารถครอบจักรวาลอย่างที่ว่ามาครับ