ระวัง…ค่าใช้จ่ายแบบนี้โดนสรรพากรตรวจสอบแน่

     เมื่อธุรกิจได้เริ่มดำเนินการ สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องคำนึงถึงคือเรื่องของการเสียภาษี กล่าวคือรายได้ของบริษัทที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จะเสียภาษีโดยคำนวณจากกำไรสุทธิของบริษัทเท่านั้น และนำค่าใช้จ่ายของธุรกิจมาใช้หักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ทำให้เสียภาษีน้อยลง แต่มีค่าใช้จ่ายบางอย่างหากกิจการนำมาคำนวณภาษี อาจโดนตรวจสอบจากสรรพากรโดยไม่รู้ตัวก็เป็นได้ 

     ดังนั้นผู้ประกอบการต้องทราบว่าในทางระบบภาษีจะมีรายจ่ายต้องห้ามที่ระบุไว้ไม่ให้นำมาใช้เป็นรายจ่ายก่อนการคำนวณกำไรสุทธิ มีข้อมูลอะไรบ้างลองมาติดตามกันดู

ค่าใช้จ่ายที่เป็นเรื่องส่วนตัว

     ค่าใช้จ่ายที่เป็นเรื่องส่วนตัวของเจ้าของกิจการ หรือผู้ถือหุ้น ที่ไม่ใช่เป็นรายจ่ายที่จำเป็นในการดำเนินกิจการของบริษัท เช่น รายจ่ายค่าเดินทางของกรรมการผู้จัดการ ซึ่งไม่ได้มีการอนุมัติให้เดินทางไปทำอะไรที่เกี่ยวข้องกับบริษัท และไม่มีเอกสารยื่นเรื่องเพื่อเป็นหลักฐานว่าได้เดินทางไปในกิจการของบริษัทแต่อย่างใด หรือการซื้อข้าวของเครื่องใช้ต่างๆ และนำไปใช้เป็นการส่วนตัว หรือการให้เงินช่วยเหลือพนักงานโดยให้แบบเสน่หา แบบนี้ถือได้ว่าเป็นรายจ่ายในเรื่องส่วนตัวซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม บริษัทไม่มีสิทธินำมาเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ 

ค่าใช้จ่ายที่เป็นการลงทุน

     รายจ่ายที่เป็นการเปลี่ยนแปลง ต่อเติม และขยายออก เช่น การต่อเติมอาคารสถานที่ทำงาน การสร้างห้องประชุม มูลค่าที่จ่ายไปนี้ถือว่าเป็นทรัพย์สินซึ่งเป็นรายจ่ายต้องห้าม จะใช้หักลดหย่อนภาษีในส่วนของค่าเสื่อมราคา แทนการหักเป็นรายจ่ายเพื่อคำนวณกำไรสุทธิ

     ในทางกลับกันหากเป็นการซ่อมแซมเพื่อให้ทรัพย์สินกลับมาคงสภาพเดิม ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ทั้งจำนวนในรอบบัญชีที่มีการจ่ายไป 
 

ค่าใช้จ่ายเงินเดือนผู้ถือหุ้น

     การที่จะพิจารณาเงินเดือนเป็นค่าใช้จ่ายว่าเป็นจำนวนเงินที่สมเหตุสมผลหรือไม่นั้น สามารถทำได้โดยการเปรียบเทียบกับธุรกิจอื่นๆ ที่มีการดำเนินกิจการในแบบเดียวกัน เช่น เงินเดือนของผู้ถือหุ้น ที่ไม่ให้คิดเป็นค่าใช้จ่ายแค่เฉพาะส่วนที่จ่ายเกินไปเท่านั้น เช่น ผู้ถือหุ้นรายหนึ่งได้รับเงินเดือนๆ ละ 300,000 บาท ซึ่งตามปกติแล้วควรจะได้รับเงินเดือนเพียงเดือนละ 200,000 บาท ดังนั้นบริษัทจะถือเป็นรายจ่ายได้เพียงเดือนละ 200,000 บาทเท่านั้น ส่วนอีก 100,000 บาท เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามไม่ให้คำนวณเป็นรายจ่าย 

ค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร

     ค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร คือ ค่าใช้จ่ายทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่าที่ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเอกสาร เป็นต้น ซึ่งหากมีการลงบันทึกบัญชีในลักษณะดังต่อไปนี้ ไม่สามารถนำมาใช้ลดหย่อนภาษีได้ และอาจถูกสรรพากรเรียกตรวจสอบอีกด้วย 

     กิจการลงบันทึกบัญชีค่าซ่อมแซมที่มีจำนวนสูงเป็นสินทรัพย์ของกิจการ หรือกิจการบันทึกต้นทุนของสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในรอบบัญชีที่มีการจ่ายไป

     กิจการลงบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้องตามรอบระยะเวลาบัญชี โดยไม่ได้ปรับปรุงเป็นรายการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ หรือไม่ได้ปรับปรุงเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า เช่น ค่าประกันภัย

     กิจการลงบันทึกดอกเบี้ยกู้ยืมเพื่อการได้มาซึ่งสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชี (โดยปกติต้องลงเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนสินทรัพย์ และทยอยตัดค่าเสื่อมราคา)

ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการซื้อสินทรัพย์ราคาแพงเกินไป

     สินทรัพย์ ก็คือ สินทรัพย์ทุกชนิดรวมทั้งสินค้าด้วย ดังนั้นในกรณีบริษัทที่ซื้อสินค้าในราคาที่สูงเกินกว่าปกติ ซึ่งจะทำให้มีต้นทุนที่สูงขึ้นและกำไรน้อยลง เช่น ค่าใช้จ่ายซื้อสินทรัพย์เพื่อใช้ในกิจการ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักร ที่ดิน ตึก เป็นต้น แล้วลงบัญชีราคาสูงเกินที่จ่ายจริง ถือว่าเป็นความผิด อาจถูกตรวจสอบย้อนหลังได้ หรือแม้ว่าจะจ่ายจริงแต่ราคาแพงเกินปกติ สรรพากรอาจจะประเมินให้หักลดหย่อนได้แค่ตามมูลค่าปกติเท่านั้น ส่วนที่จ่ายเกินไปไม่สามารถนำมาหักลดหย่อนภาษีได้ 
ค่าใช้จ่ายที่ไม่เป็นความจริง

     รายจ่ายที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง คือ การสร้างรายจ่ายที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริงลงในบันทึกบัญชี ซึ่งข้อบ่งชี้ที่อาจทำให้สรรพากรเพ่งเล็งได้ อาจแบ่งเป็น 2 แบบ คือ

     การบันทึกค่าใช้จ่ายเพิ่ม แต่รายได้ลดลง ซึ่งตามความเป็นจริงแล้ว เมื่อกิจการมีรายได้ลดลง ก็ควรลดรายจ่ายลงด้วย แต่เมื่อมีรายได้น้อยลงกลับมีค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น สรรพากรจะถือว่ามีความผิดปกติเกิดขึ้นแน่นอน เพราะมีความสวนทางกับความเป็นจริงที่ควรจะเป็น จึงอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้สรรพากรเรียกตรวจสอบย้อนหลังได้

     และการบันทึกค่าใช้จ่ายสูงกว่าปกติ ซึ่งกรณีที่มีรายจ่ายสูงขึ้นจำนวนมาก เมื่อเทียบกับรอบระยะเวลาบัญชีปีก่อน ทางสรรพากรจะนำรายได้ของกิจการไปเปรียบเทียบกับธุรกิจในลักษณะเดียวกัน เพื่อเปรียบเทียบรอบบัญชีเดียวกัน และการเติบโตของธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐานว่าใครเป็นผู้รับ
    
     ตามปกติรายจ่ายทุกรายการต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบการจ่าย เช่น ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ใบสัญญา ทั้งนี้เพื่อไว้ใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายจริง  แต่ในบางกรณีอาจจะมีรายจ่ายจริงแต่ผู้จ่ายก็ไม่สามารถหาเอกสารหลักฐานประกอบได้ว่ามีการจ่ายจริง เช่น ค่าจ้างแรงงานรายวัน หรือรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ เป็นต้น

     ในทางกลับกันหากบริษัทมีหลักฐานการจ่ายเงิน ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชน วันเดือนปี จำนวนเงิน รายการที่จ่าย และให้ผู้รับเงินลงชื่อรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานในการหักเป็นรายจ่าย ซึ่งทำให้บริษัทสามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน ก็ไม่เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม

กล่าวโดยสรุป เมื่อตรวจสอบเรื่องค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่กล่าวไว้ข้างต้นแล้ว หากพบว่าธุรกิจของคุณกำลังมีค่าใช้จ่ายที่เข้าข่ายเป็น “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม” ให้รีบตรวจสอบข้อเท็จจริงและแก้ไขข้อมูลรายละเอียดโดยด่วน เพื่อหลีกเลี่ยงและป้องกันการเข้าตรวจสอบจากกรมสรรพากรก่อนสายเกินแก้

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ Inflow Account