ใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร มีดีอย่างไร

     ในทุกวันนี้ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยทีเดียว ที่ต้องต่อสู้กับการบริหารจัดการออกเอกสารใบกำกับภาษีกว่าจะจัดส่งให้กรมสรรพากรก็ยุ่งยากไม่ใช่น้อย บางทีก็ทำเอกสารหายไปยังไม่ทันได้ยื่นสรรพากรจนถึงขั้นต้องเสียค่าปรับเสียดอกเบี้ยอีก  

     แต่ปัญหานี้จะหมดไปเมื่อกรมสรรพากรมีการพัฒนาระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by Email ขึ้นตามโครงการระบบภาษีและเอกสารธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ภายใต้แผนโครงสร้างพื้นฐานระบบการชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ ซึ่งเป็นการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการชำระเงินผ่านระบบ e-Payment โดยมีการเชื่อมโยงระบบการชำระภาษีเข้ากับระบบการชำระค่าสินค้าและบริการ

     ทั้งนี้ ในปัจจุบันอาจจะมีผู้ประกอบการบางท่านที่ยังไม่ทราบว่า e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by Email คืออะไร แล้วมีบทบาทกับธุรกิจสมัยนี้อย่างไรบ้าง  โดยรายละเอียดเพิ่มเติมลองมาศึกษาไปพร้อมกันดังนี้

ใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) คืออะไร ใครรู้บ้าง

     เมื่อมีการซื้อขายและบริการเกิดขึ้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องออก "ใบกำกับภาษี" (TAX INVOICE) ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการเรียกเก็บจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในแต่ละครั้ง 

     นอกจากนี้ผู้ประกอบการทราบหรือไม่ว่า ณ ปัจจุบันนี้มี ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) กับ ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) ซึ่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) เป็นใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร รวมถึง ใบเพิ่มหนี้ตามมาตรา 86/9 และใบลดหนี้ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) เป็นใบรับตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร ที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

     ทั้งนี้ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะเป็นมาตรฐานที่มีผลทางกฎหมาย โดยจะต้องระบุหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ และลายมือชื่อดิจิทัลเป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล

คุณสมบัติของผู้ยื่นคำขอ

     1.ผู้ประกอบการที่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 85 หรือมาตรา 85/1 แห่งประมวลรัษฎากร หรือที่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มชั่วคราว ตามมาตรา 85/3 แห่งประมวลรัษฎากร
     2.ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
     3.มีระบบควบคุมภายในที่ดี และสามารถพิสูจน์ได้ว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ที่จัดทำและส่งมอบให้แก่ผู้รับ สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่กรมสรรพากร

ขั้นตอนการยื่นคำขอจัดทำใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์

     1.เข้าเว็บไซต์เพื่อยื่นคำขอที่กรมสรรพากร
     2.ดาวน์โหลดโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer Free และติดตั้งลงเครื่องคอมพิวเตอร์
     3.เชื่อมต่ออุปกรณ์ Token หรือ HSM ที่จัดเก็บใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์กับเครื่องคอมพิวเตอร์
     4.กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และตรวจสอบข้อมูล
     5.ลงลายมือชื่อใน บ.อ.01 และข้อตกลง จากนั้นตรวจสอบอีเมล และสร้างบัญชีผู้ใช้งาน
     6.ตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับอนุมัติ บ.อ.01 ได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice by Email) คืออะไร ใครรู้บ้าง

     e-Tax Invoice by Email เป็นระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล ซึ่งเหมาะกับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายย่อยที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และออกใบกํากับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ รวมถึงอาจยังไม่พร้อมที่จะออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนดผ่านระบบกลางของ สพธอ.ได้

ขั้นตอนการสมัครเข้าระบบการทำใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice by Email)
     1.เข้าเว็บไซต์เพื่อยื่นคำขอกรมสรรพากร www.rd.go.th
     2.กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและตรวจสอบข้อมูล พิมพ์เอกสาร ก.อ.01 เพื่อลงนาม
     3.สแกน ก.อ.01 และเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่ออัพโหลดเอกสาร
     4.กรมสรรพากรตรวจสอบความถูกต้องและจัดส่งเอกสารยืนยันทางไปรษณีย์ พร้อมรหัสยืนยัน (Activate Code)
     5.ยืนยันตัวตนผ่านทางเว็บไซต์ และกำหนดรหัสผ่านภายใน 15 วันทำการ
     6.แจ้งอีเมลที่ประสงค์จะใช้ในการส่งใบกำกับภาษี และใบรับ
     7.ตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับอนุมติ ก.อ.01 ได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร

ความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice & e-Receipt กับ e-Tax Invoice by Email 

กล่าวโดยสรุป การจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) ที่กรมสรรพากรจัดทำขึ้น ซึ่งเป็นการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ จะทำให้มีการชำระผ่าน e-Payment โดยจะมีการเชื่อมโยงระบบการชำระภาษีเข้าระบบการชำระสินค้าและบริการ จะเป็นการลดขั้นตอนการชำระภาษีและการนำส่งเอกสารทางภาษีอากร ส่งผลให้ผู้ประกอบการจะจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรัอิเล็กทรอนิกส์ได้สะดวกยิ่งขึ้น 
โดยผู้ประกอบการสามารถเลือกให้เหมาะกับขนาดธุรกิจของตนเองได้ เช่น หากเป็นธุรกิจที่มีขนาดใหญ่มีเอกสารเป็นจำนวนมาก แนะนำให้เลือกใช้แบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แต่ถ้าธุรกิจมีขนาดเล็ก มีเอกสารไม่มาก แนะนำให้เลือกแบบ e-Tax Invoice by Email จะดีกว่า ทั้งนี้ข้อดีของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) จะช่วยลดปัญหาการจัดการข้อมูลหรือเอกสาร ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร รวมถึงเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้มีความน่าเชื่อถือ มีมาตรฐาน และมั่นคงปลอดภัยมากยิ่งขึ้น      

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ : Inflow Accounting