เปิดวิธีการเปลี่ยนรายจ่ายไม่มีบิล นำมาหักรายจ่ายทางภาษีได้

          สิ่งหนึ่งที่ต้องยอมรับคือ มีธุรกิจจำนวนมากที่ซื้อของโดยใช้เงินส่วนตัว ทำให้นักบัญชีไม่สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายหรือไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายให้กับธุรกิจได้ ส่งผลทำให้การเงินของกิจการคลาดเคลื่อนเมื่อค่าใช้จ่ายทางธุรกิจลดลงและจะทำให้ธุรกิจต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้น

          ทั้งนี้ เอกสารค่าใช้จ่ายที่สามารถนำไปใช้หักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ จะต้องมีความสมบูรณ์ รูปแบบถูกต้อง มีหลักฐานจากผู้รับเงินเสมอ เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดและใช้ยื่นกรมสรรพากรได้อย่างถูกต้อง มีรายละเอียดดังนี้

ประเภทของเอกสารที่ใช้เป็นรายจ่ายทางภาษี

          เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการลง รายการในบัญชีได้ ซึ่งแยกเป็น 3 ประเภท คือ

          1.เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

          2.เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

          3.เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง  

เอกสารที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ประกอบด้วย

          รายจ่ายของธุรกิจที่มีการจ่ายจริง แต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินให้กับกิจการผู้จ่ายเงิน เพื่อนำมาใช้ในการลงบันทึกบัญชีของกิจการ ซึ่งเอกสารการรับเงินของผู้รับเงิน อาจเลือกใช้เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่กรณี เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าค่าใช้จ่ายนี้ เป็นการจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการที่เกิดขึ้นจริง ดังนั้นธุรกิจนั้นๆ สามารถจัดทำเอกสารรายจ่ายเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ทางบัญชีและภาษีได้ดังนี้

          1.ใบรับ (ตามมาตร 105 ทวิ) ใช้ในกรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน โดยมีรายละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิก และอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศต้องให้มีภาษาไทยกำกับด้วย และมีรายละเอียดให้ครบถ้วนดังนี้

          -เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ

          -ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ

          -เลขลำดับของเล่มและใบรับ

          -วันเดือนปีที่ออกใบรับ

          -จำนวนเงินที่รับ

          -ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า เฉพาะชนิดที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป

          2.ใบสำคัญรับเงิน ใช้ในกรณีผู้ที่รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อเป็นผู้รับเงินในใบสำคัญรับเงิน เราสามารถทำใบสำคัญรับเงินเพื่อใช้ลงบันทึกบัญชีและหักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ พร้อมแนบกับสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินประกอบด้วย สิ่งที่สำคัญคือต้องเป็นผู้ประกอบอาชีพขายสินค้าและบริการอย่างแท้จริง

          3.ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว

          ดังนั้น กิจการสามารถจัดทำเป็นใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินได้ แต่ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนไม่สูง ออกโดยผู้ซื้อซึ่งสามารถนำเอกสารดังกล่าวไปให้ผู้ขาย หรือผู้รับเงินลงลายมือชื่อ หรือให้พนักงานผู้รับเงินเป็นคนลงชื่อรับรองการจ่ายเงินในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าค่าใช้จ่ายนี้ เป็นการจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการที่เกิดขึ้นจริง

          4.ใบสำคัญจ่าย ใช้ในกรณีไม่มีหลักฐานใบเสร็จรับเงิน (ใบรับ ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน) โดยข้อมูลในใบสำคัญจ่ายประกอบด้วย   

          ​ -ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวเลขผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน

          -สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน

          -หลักฐานการจ่ายชำระอื่นๆ

          -กรณีที่ต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องแนบสำเนาประกอบด้วย

          -มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

จ่ายเงินแบบโอนเงินเข้าบัญชี

          การใช้จ่ายและทำธุรกรรมผ่านการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร ไม่ว่าจะรูปแบบใดก็ตาม ทั้งในประเทศและต่างประเทศ กิจการควรโอนเงินพร้อมทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) หรือจ่ายเงินผ่านระบบตัดบัตรหรือตัดบัญชีเงินฝากธนาคารของบริษัทให้ผู้รับเงิน (ผู้ขาย) ก็สามารถใช้เอกสารแสดงการตัดบัญชีของบริษัทที่ได้รับจากธนาคาร เป็นหลักฐานในการลงบัญชี และนำไปหักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เหมือนกัน​

จ่ายเช็คเมื่อซื้อสินค้าและบริการ

          ​หากกิจการซื้อสินค้าและทำการจ่ายด้วยเช็ค ให้สั่งจ่ายเป็นเช็คคร่อม (A/C PAYEE ONLY) พร้อมกับระบุชื่อผู้รับเงินหรือผู้ขายไว้ด้วย สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี และใช้หักรายจ่ายในการคำนวณภาษีได้

ระมัดระวังค่าใช้จ่ายต้องห้าม

          ข้อควรระวังที่กิจการบางรายอาจไม่รู้ ถ้าหากเป็นค่าใช้จ่ายที่เข้าข่ายเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามแม้ว่าจะมีเอกสารการจ่ายเงินที่ถูกต้องครบถ้วนก็ไม่สามารถนำมาใช้หักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ดังนี้

          1.ไม่มีใบรับเงินของผู้ขายสินค้ามาแสดง แต่ส่งเอกสารอื่นแทนใบเสร็จรับเงิน ถือได้ว่า รายจ่ายนั้นพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

          2.รายจ่ายที่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

          3.ใบรับมีแต่ชื่อผู้จ่าย ไม่มีนามสกุลและบ้านเลขที่ของผู้ขายเป็นหลักฐานลงบัญชีจ่ายไม่ได้ เพราะไม่ทราบว่าใครเป็นผู้ขายและรับเงิน

          4.เมื่อใบรับเงินไม่ปรากฏ ชื่อ ที่อยู่ของผู้รับเงิน แม้จะยืนยันว่าจ่ายไปจริง ทั้งผู้สอบบัญชีรับอนุญาต รับรองแล้ว ก็ไม่สามารถนำมาใช้ตามบทบัญญัติของกฎหมายได้

          5.เป็นรายจ่ายส่วนตัว และการให้โดยเสน่หา

          6.รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร

          กล่าวโดยสรุป จากข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้นเจ้าของกิจการห้ามพลาดเด็ดขาดเกี่ยวกับเอกสารรายจ่าย รวมถึงรายจ่ายต้องห้าม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่จะตามมาภายหลัง หรือกิจการต้องเสียภาษีมากกว่าความเป็นจริง กิจการจำเป็นต้องเลือกซื้อสินค้าจากผู้ประกอบการที่สามารถออกบิล ใบเสร็จรับเงินถูกต้องสมบูรณ์ หรือทำตามหลักเกณฑ์ของสรรพากร ก็จะทำให้เสียภาษีน้อยลง และข้อมูลการลงบัญชีตรงกับความเป็นจริง

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ Inflow Accounting