ไขข้อข้องใจ ทำอย่างไรหากใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ สูญหาย

ใบกำกับภาษีคืออะไร จำเป็นต้องทำหรือไม่

          ตามหลักการเมื่อผู้ประกอบการมีรายได้จากการประกอบธุรกิจเกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องจดภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยยื่นจดไม่เกิน 30 วัน นับจากวันที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท จากนั้นเมื่อมีการซื้อขายและบริการเกิดขึ้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องออกใบกำกับภาษี (TAX INVOICE) ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการเรียกเก็บจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในแต่ละครั้ง

          ทั้งนี้ ผู้ประกอบการจะต้องยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) แก่สรรพากรภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน ซึ่งในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษีมีความสำคัญอย่างมากในการนำมาเป็นหลักฐานในการเครดิตภาษีหรือขอคืนภาษี ดังนั้นควรเก็บเอกสารใบกำกับภาษี และรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ เอาไว้เป็นหลักฐาน

ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ คืออะไรใครรู้บ้าง

          ใบเพิ่มหนี้ คือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ขายสินค้าหรือให้บริการ และได้นำส่งภาษีขายไปแล้ว ต่อมามีเหตุให้ภาษีขายที่คำนวณ จากมูลค่าของสินค้าหรือบริการมีจำนวนเพิ่มขึ้น ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนำภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่เพิ่มขึ้น มารวมในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้ขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้ว

          แต่ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ เนื่องจากมูลค่าสินค้า หรือบริการมีจำนวนเพิ่มขึ้น ให้ออก “ใบเพิ่มหนี้” แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ใบเพิ่มหนี้ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ออกให้แก่ลูกค้าถือเป็น “ใบกำกับภาษี” ด้วย โดยถือเป็นภาษีขายในเดือนภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ออกใบเพิ่มหนี้ สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับให้ถือเป็นภาษีซื้อของตนในเดือนภาษีที่ได้รับใบเพิ่มหนี้
          โดยใบเพิ่มหนี้จัดทำเมื่อเกิดกรณีต่างๆ ดังนี้
          – จัดทำขึ้นเมื่อสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าได้ซื้อไปถูกส่งออกไปเกินจำนวนที่ได้ตกลงกันไว้
          – จัดทำขึ้นเนื่องจากผู้ประกอบการคำนวณราคาค่าสินค้าหรือบริการผิดพลาด ซึ่งมีผลออกมาต่ำกว่าราคาจริง
          – จัดทำขึ้นด้วยสาเหตุอื่นๆ ตามที่กรมสรรพากรได้กำหนดไว้
          ใบลดหนี้ คือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ขายสินค้าหรือให้บริการ และได้นำส่งภาษีขายไปแล้ว ต่อมามีการลดราคาสินค้าที่ขายหรือค่าบริการ ทำให้ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ เนื่องจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ และภาษีขายมีจำนวนลดลง ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนำภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่ลดลงนั้น มาหักออกในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยออก “ใบลดหนี้” ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ โดยใบลดหนี้จัดทำเมื่อเกิดกรณีดังต่อไปนี้

          – จัดทำขึ้นเมื่อราคาสินค้าและบริการลดลง เพราะการส่งสินค้าผิดพลาดน้อยกว่าที่ได้ตกลงกันไว้
          – จัดทำขึ้นเมื่อราคาสินค้าและบริการถูกคำนวณออกมาด้วยความผิดพลาดทำให้ราคาสูงกว่าที่เป็นจริง
          – จัดทำขึ้นเมื่อผู้ประกอบการได้รับสินค้าตีกลับ จากสินค้าชำรุด พัง หรือสภาพไม่ตรงกับที่ตกลงกันไว้ เป็นต้น
          – จัดทำขึ้นเมื่อมีการยกเลิกสัญญาบริการ ที่ผู้ประกอบการไม่ทำการบริการตามสัญญา
          – จัดทำขึ้นเมื่อมีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ จากการจ่ายล่วงหน้าตามข้อตกลงทางการค้า เช่น เงินประกัน เงินมัดจำ

สามารถออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ได้ เมื่อข้อความจางลง หรือสูญหาย

          ในกรณีที่ใบกำกับภาษีซื้อเป็นกระดาษความร้อน ซึ่งเก็บไว้นานข้อความจะจางหายไป จะถือว่าไม่มีใบกำกับภาษีซื้อ หรือไม่อาจแสดงใบกำกับภาษีได้ว่ามีการชำระภาษีซื้อจริง ก็จะเท่ากับว่าไม่สามารถนำมาขอคืนภาษีซื้อ หรือหักออกจากภาษีขายได้ หรือหากได้ถ่ายสำเนาใบกำกับภาษีซื้อไว้ เอกสารดังกล่าวถือเป็นสำเนาใบกำกับภาษีซื้อเท่านั้น ไม่สามารถนำภาษีซื้อมาขอคืนหรือนำไปหักภาษีขายได้เช่นกัน 
          หรือกรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้จัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้แล้ว ต่อมาหากได้รับการร้องขอจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ซึ่งทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้สูญหาย ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้นออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ หรือใบแทนใบลดหนี้ ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการโดยไม่ต้องออกใบกำกับภาษีใหม่ ซึ่งดำเนินการดังนี้ 
          1. ถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ และให้บันทึกรายการดังนี้ลงในภาพถ่ายหรือด้านหลังของภาพถ่ายดังกล่าว 
          - ใบแทนออกให้ครั้งที่ 
          - วัน เดือน ปีที่ออกใบแทน 
          - คำอธิบายโดยย่อถึงสาเหตุที่ออกใบแทน 
          - ลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน 
          2. ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งออกใบแทนตาม บันทึกรายการตามข้อที่ 1 ไว้ด้านหลังสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ด้วย 
          3. ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใบลดหนี้ บันทึกรายการการออกใบแทน ในรายงานภาษีขายในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ที่ได้มีการออกใบแทน โดยสามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่กรมสรรพากร
          กล่าวโดยสรุป กิจการต้องเก็บรักษาเอกสารสำคัญทางบัญชี เช่น ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ให้ดี เพื่อป้องกันการสูญหาย ชำรุด หากเกิดเหตุสุดวิสัยจริงๆ ก็มีวิธีการแก้ไขดังที่ได้กล่าวไว้ด้านบน แต่อาจเกิดความยุ่งยากมากขึ้นและส่งผลเสียมากกว่าผลดีต่อกิจการ  
อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่  Inflow Accounting