เลขานุการรุ่นใหม่ไฟแรง ณัฏฐ์นรี อภิชนเอกสิทธิ์

โดย...วราภรณ์ ภาพ : เสกสรร โรจนเมธากุล

คุณสมบัติของเลขานุการที่ดีต้องมีคือ ต้องบริหารจัดการตัวเองได้ดี สามารถแบ่งประสาททำงานได้หลายอย่างในเวลาเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยิ่งการเป็นเลขานุการผู้บริหารระดับสูงด้วยแล้ว ไม่ใช่ใครก็เป็นได้ คงต้องมีคุณสมบัติอะไรที่พิเศษ เช่น การวางตัวที่ดีเพื่อเป็นหน้าเป็นตาให้กับเจ้านายได้ ณัฏฐ์นรี อภิชนเอกสิทธิ์ ปัจจุบันรั้งตำแหน่งเลขานุการผู้บริหารระดับสูง พงษ์ศักดิ์ ศรุติปกรณ์ รองประธานเจ้าหน้าที่บริหารสายงานธุรกิจร้านค้าบัตรกรุงไทย (เคทีซี) แม้เธอจะศึกษาจบจากคณะสหเวชศาสตร์ กายภาพบำบัด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ แต่ก็ไม่เป็นปัญหา เพราะทุกสิ่งในการทำงานที่แตกต่างสาขาสามารถเรียนรู้ได้จากประสบการณ์ เพราะด้วยวัยเพียง 24 ปี เธอพร้อมที่จะเรียนรู้การทำงานอย่างมืออาชีพจากหัวหน้างานและเลขานุการรุ่นพี่

สิ่งที่ดึงดูดให้ณัฏฐ์นรีมาเป็นเลขานุการ เพราะเธออยากมีความรู้ด้านบริหารธุรกิจและอยากเปิดโลกทัศน์และประสบการณ์กับบริษัทที่มีการทำงานอย่างมืออาชีพอีกทั้ง บริษัท บัตรกรุงไทย เป็นองค์กรเพื่อคนรุ่นใหม่ เธอน่าจะเรียนรู้อีกศาสตร์หนึ่งที่เธอยังไม่มีความเชี่ยวชาญมากนัก

“ดิฉันทำงานไม่ตรงสายที่เรียนมาก็ต้องอาศัยการปรับตัว ศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม ศึกษาระบบบัตรเครดิต ธุรกิจการเงินการธนาคาร ยิ่งการเป็นเลขาผู้บริหารระดับสูงการทำงานเรา จึงต้องทำงานอย่างรอบคอบ พร้อมที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ตอนสัมภาษณ์เจ้านายก็ถามว่า จบสายงานนี้มาทำไมอยากมาเป็นเลขา ดิฉันก็ตอบนายไปว่าอยากหาประสบการณ์นอกเหนือจากสิ่งที่เรียนจบมา ตอนแรกที่มาทำงานก็นึกภาพของงานเลขาไม่ชัดเจน แต่พอมาทำแล้วพบว่าเป็นงานที่ต้องรับผิดชอบสูงมากๆ เพราะเราต้องจัดการบริหารเวลาของเจ้านายให้ลงตัว ทั้งดูเรื่องนัดหมาย รวมทั้งเรื่องส่วนตัวของนาย เช่น เรื่องการเงิน จองตั๋วที่พัก เวลาเดินทาง จองห้องพัก เลขาจึงเหมือนเป็นฟันเฟื่องตัวหนึ่ง เพื่อทำให้ผู้บริหารทำงานได้อย่างต่อเนื่อง ช่วงแรกยอมรับว่าต้องปรับตัวเยอะค่ะ แต่โชคดีที่มีรุ่นพี่เลขาผู้บริหารท่านอื่นๆ สอนงานให้ และมีเจ้านายที่ใจดี ทุกงานยากหมดแต่หากเรามีความพยายามแล้ว ทุกคนสามารถเรียนรู้ได้ค่ะ ดิฉันตั้งใจอยากเป็นเลขาเพราะเป็นงานที่สนุกและท้าทาย เพราะหากเราทำได้ก็รู้สึกภูมิใจ อาชีพเลขายากที่สุดคือ เราต้องรู้ใจเจ้านาย นายต้องการอะไร เราต้องศึกษาว่านายชอบอะไร ลักษณะนิสัยเป็นอย่างไร เราควรทำอย่างไร ถ้านายทำงานเร็วแล้วเราทำงานช้า เราก็ต้องปรับให้เข้ากับเจ้านาย เพื่อการทำงานจะได้ราบรื่น”

เพราะเลขานุการเปรียบเสมือนมือขวาของเจ้านาย ดังนั้น การเป็นเลขาที่ดีจึงต้องมีคุณสมบัติที่เฉพาะ ทั้งความรอบรู้ในเรื่องหน้าที่ ดังนั้น คุณสมบัติที่เลขาฯ ที่ดีต้องมี ได้แก่ ต้องบริหารจัดการตัวเองได้ดี สามารถแบ่งประสาททำงานได้หลายอย่างในเวลาเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งต้องมีความเข้าใจในธุรกิจของบริษัท เพราะเลขานุการบางครั้งต้องเป็นตัวแทนของเจ้านายในการประชุมกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร อีกทั้งควรต้องมีทักษะในการสื่อสาร มีปฏิสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ร่วมองค์กร เพื่อการประสานงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญคือการทำงานแต่ละวันต้องมีการเตรียมตัวล่วงหน้าให้ดี ในการเตรียมข้อมูลต่างๆ ที่เจ้านายต้องการ เพื่อให้เจ้านายเตรียมพร้อมกับการประชุมในวาระต่างๆ และอย่าละเลยเรื่องบุคลิกภาพต้องแต่งกายเหมาะสม เพื่อเป็นหน้าเป็นตาให้กับเจ้านายและบริษัท รู้จักการใช้คำพูดที่ดี ต้องมีทักษะในการฟัง จับประเด็น และจดจำรายละเอียดต่างๆ ได้ดี มีไหวพริบในการแก้ไขปัญหาให้เจ้านาย มากกว่าไปเพิ่มปัญหาให้เจ้านาย อีกทั้งต้องมีรู้ทางด้านภาษา หากพูดได้หลายภาษาก็เป็นเรื่องดี โชคดีที่ณัฏฐ์นรีสามารถพูดได้ทั้งภาษาไทย อังกฤษและจีนได้ดี เธอจึงใช้ศักยภาพตนเองได้อย่างเต็มที่

 

“เป็นเลขาต้องละเอียดรอบคอบ ทำงานรวดเร็ว รับผิดชอบในงานที่รับ ไม่ควรทำงานผิดพลาดเลย เช่น มีนัดประชุมบ่ายโมง ก็ต้องนัดทีมประชุมให้ได้อย่างพร้อมเพรียง เลขาจึงต้องแอ็กทีฟตลอดเวลาต้องรับสถานการณ์ต่างๆ ให้ได้ ต้องมีไหวพริบ

เช่น นายยังประชุมไม่เสร็จเลย แต่มีประชุมนัดต่อไปรออยู่ เราก็ต้องแจ้งทีมถัดไปว่า ขอเลื่อนเวลาได้ไหม เพราะนายก็ต้องเตรียมตัวก่อนประชุมนัดต่อไปเหมือนกัน”

สิ่งที่ณัฏฐ์นรีได้เรียนรู้จากการทำงานกับเจ้านายที่เก่งก็คือ ความรอบรู้ด้านการตลาด เพราะบางครั้งนายก็มอบหมายให้เธอติดต่อกับลูกค้าและทีมงานด้านการตลาด ต้องสอบถามข้อมูล เลขาผู้บริหารจึงต้องรู้เกี่ยวกับตัวผลิตภัณฑ์ระดับหนึ่ง ลูกค้าถามมาเธอจะได้ตอบได้ อีกทั้งเลขานุการหากมีความรู้ด้านภาษาที่หลากหลายก็เป็นเรื่องดี เพราะลูกค้าก็มีชาวต่างชาติด้วย

“ดิฉันชอบด้านภาษาจึงสามารถพูดได้ทั้งไทย จีนและอังกฤษ ซึ่งภาษาช่วยได้มากเพราะเรามีลูกค้าเป็นชาวต่างชาติเยอะ ลูกค้าคนจีนก็เยอะ และเราก็เป็นลูกครึ่งไทยจีน ทำให้ดิฉันสนใจวัฒนธรรมของจีน เช่น ภาษา อีกทั้ง 2 ปีข้างหน้าเราจะเข้าสู่ประชาคมอาเซียนแล้ว ภาษาและวัฒนธรรมจะไร้พรมแดนมากขึ้น จึงไม่เสียหายที่จะเรียนรู้ภาษาจีน ช่วงเรียนจบจึงไปเรียนรู้ภาษาจีนที่จีนนาน 1 ปี เพื่อเรียนรู้ภาษาจีนกลาง จึงพูดฟังอ่านได้ในอนาคตยังไงภาษาก็ได้ใช้ ซึ่งปัจจุบันเคทีซีกำลังพัฒนาและมีแนวโน้มดำเนินขยายฐานไปเป็นลูกค้าคนจีน เราจะได้ใช้ภาษาจีนได้เต็มที่ค่ะ”

อย่างไรก็ดี ในฐานะเธอเป็นเลขานุการเลือดใหม่ เธอยึดหลักในการทำงานคือ ทำหน้าที่ทุกอย่างที่ได้รับมอบหมายมาให้ดีที่สุด แม้บางครั้งจะทำไม่สมบูรณ์แต่ก็เธอก็พยายามทำให้ดีที่สุด หากไม่รู้อะไรให้ถาม

ณัฏฐ์นรี อภิชนเอกสิทธิ์ เลขานุการผู้บริหารระดับสูง วัย 24 ปี

การศึกษา : ปริญญาตีรีคณะสหเวชศาสตร์ กายภาพบำบัด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

อุปสรรคในการทำงาน : หากงานที่เธอได้รับมอบหมายไม่เคยทำมาก่อน หากไม่รู้ให้ถาม หากไม่รู้อย่าเขินอาย ต้องขวนขวายหาความรู้ อ่านหนังสือเกี่ยวกับธุรกิจบัตรเครดิตเยอะๆ อีกทั้งยังต้องช่างสังเกตมากขึ้น ไปห้างสรรพสินค้าบัตรเครดิตอื่นๆ มีโปรโมชั่นอะไร นำมาเป็นข้อมูลพัฒนาการให้บริการของตนเองได้

“ทำงานด้านสินค้าบัตรเครติดต้องอ่านหนังสือเงินการธนาคาร รวมทั้งอ่านข่าวเศรษฐกิจ เพราะจำเป็นที่ต้องหาอาหารสมองอยู่เสมอๆ เราต้องพร้อมเดินไปกับองค์กร แล้วความไม่รู้ของเราก็จะไม่เป็นอุปสรรคอีกต่อไป”

ต้นแบบเลขา : อารยา สกุลบุญญารักษ์ รุ่นพี่ที่มีตำแหน่งเป็นเลขานุการที่มีประสบการณ์มากๆ พี่เก่งตรงเธอเห็นรุ่นพี่มีความรับผิดชอบในการทำงานมากๆ นัดหมายทุกอย่างจะตรงเวลาหรือเลื่อนนัด รุ่นพี่จัดการได้หมด

“ไม่ว่านัดประชุมจะเล็กหรือใหญ่หากมีปัญหา รุ่นพี่สามารถประสานงานได้หมด เก่งมากๆ เรื่องส่วนใหญ่ของนาย เช่น เรื่องส่วนตัวที่นายหมายหมายให้รุ่นพี่จัดการ เธอทำได้หมดเหมือนเป็นผู้ช่วยได้อย่างแท้จริง ดิฉันอยากทำให้ได้อย่างนั้นบ้าง”

วิธีผ่อนคลายความเครียด : การร้องเพลงเบาๆ ช่วยผ่อนคลายความเครียดของณัฏฐ์นรีได้ดีพอๆ กับการฝึกโยคะที่เริ่มฝึกมาปีกว่าๆ เพราะเธออยากดูแลสุขภาพตนเองให้ดีเสียแต่เนิ่นๆ อีกทั้งเป็นการฝึกสมาธิให้อยู่กับตัวเอง รู้สึกว่าเมื่อร่างกายปลอดโปร่งก็จะคิดงานต่างๆ ได้ดี กว่าตอนที่รู้สึกเครียดที่มักคิดอะไรไม่ออก

หนังสือให้แง่คิดทำงาน : แกะดำทำธุรกิจเป็นหนังสือที่อ่านสบาย อ่านแล้วให้มองมุมต่างที่ใครบอกว่าเราทำได้ แต่จริงๆ แล้วเราทำได้ ถ้าเรามั่นใจและควรคิดให้นอกกรอบ