เป็นคนกลางอย่างชาญฉลาด

เรื่อง กั๊ตจัง ภาพ Pixabay

ในโลกการทำงานเราเลี่ยงไม่ได้ ที่จะต้องเป็นตัวกลางในการประสานงานระหว่างแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง หรือแม้แต่การนำเรื่องสำคัญจากผู้บริหารระดับบนขององค์กร มาสั่งงานลูกน้อง ก็ถือเป็นการประสานงานทางอ้อมอย่างหนึ่งที่ผู้บริหารฝากให้เรารับผิดชอบ แต่จะสื่อสารอย่างไร ให้เกิดการทำงานอย่างราบรื่นให้มากที่สุด วันนี้เรามีเคล็ดลับมาฝากกันครับ

1.ทำความเข้าใจในตัวงานทั้งระบบ

การประสานงานที่ดี ไม่ใช่เริ่มต้นที่การรู้จักจับประเด็นหรือตั้งคำถามให้เกิดความชัดเจนเมื่อได้รับคำสั่ง แต่คือความรู้ความเข้าใจในระบบงานตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ รู้ระบบการทำงานในส่วนออฟฟิศและภาคสนามว่ามีรูปแบบการทำงานอย่างไร รู้ว่าปัญหาในการทำงานของแต่ละส่วนเป็นอย่างไร ถึงจะทำให้คุณเห็นภาพโครงการนั้นตั้งแต่ต้นจนจบ

สิ่งที่คุณต้องทำ หากเป็นงานแรก ก็คือการลงมือเข้าไปดูการทำงานของแต่ละส่วน พูดคุยทำความรู้จักบุคลากรในแต่ละแผนก ไม่ใช่เพียงสอบถามเรื่องการทำงาน ระยะเวลาและสิ่งที่ต้องการ แต่ต้องเรียนรู้บุคลิกและเวลาในการทำงานของแต่ละคน ซึ่งมีส่วนสำคัญในการเลือกวิธีการประสานงานได้อย่างราบรื่น

2.ถามให้ชัดเจน

เมื่อเราเห็นภาพการทำงานทั้งระบบจะทำให้เรารู้ว่าควรจะถามคำถามอะไรต่อไปเมื่อได้รับคำสั่ง ต้องชัดเจนเรื่อง วัน เวลา ในการทำงาน ผู้รับผิดชอบในงานนั้น เพื่อให้เกิดความเข้าใจให้ตรงกันกับผู้สั่งงาน หลายครั้งที่การทำงานผิดพลาดเกิดจากความเข้าใจไม่ตรงกัน สิ่งที่เราคิดว่าเข้าใจดีแล้วอาจจะคลาดเคลื่อนไปจากสิ่งที่ผู้ส่งสารกำลังต้องการสื่อ

อย่าลืมว่า เราต่างมีประสบการณ์ และรูปแบบความเข้าใจในการสื่อสารที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นคำถามจะต้องย้ำชัดเจน อัดเสียงไว้ได้ก็ดี อะไรที่คิดว่ายังไม่ชัดเจนควรถามให้เรียบร้อยแต่แรก หลายครั้งเมื่อเราถามหน้างานก็อาจจะแก้ไขได้ยากแล้ว

3.คอนเฟิร์มด้วยอีเมลหรือไลน์

เมื่อเราเริ่มติดต่อประสานงาน สิ่งที่เราควรทำเป็นลำดับต่อมาคือการคอนเฟิร์มเวลาและขั้นตอนในการทำงานให้ตรงกัน ด้วยการส่งอีเมลหรือข้อความในกล่องไลน์ เป็นการคอนเฟิร์มเวลาและขั้นตอนในการทำงานให้ตรงกัน บางครั้งผู้รับงานอาจจะติดหลายภารกิจที่ต้องคิดต้องทำ และยังอีกนานกว่างานใหม่จะเริ่ม ทำให้การจำคลาดเคลื่อนไปได้บ้าง ถือเป็นเรื่องปกติ เราสามารถช่วยเหลือพวกเขาได้ด้วยการส่งข้อความยืนยันและรายระเอียดต่างๆ ไปให้

เมื่อใกล้ถึงเวลาเริ่มงานประมาณ 3 วัน เราค่อยโทรสอบถามความเตรียมพร้อมก่อนเริ่มงานอีกครั้ง เพื่อป้องกันการลืมงาน และหากยังไม่ได้เตรียมพร้อมก็ยังมีเวลาให้แก้ไขปัญหาอยู่

4.อย่าเป็นหนังหน้าไฟ

คนส่วนใหญ่ไม่อยากจะเป็นผู้ประสานงานสักเท่าไรนัก เพราะเมื่อเกิดปัญหาหน้างาน เราอาจจะกลายเป็นคนที่ต้องรับคำติจากทุกฝ่าย คล้ายกับว่าเราเป็นเจ้าของโปรเจกต์ที่ต้องรับผิดชอบทุกอย่างเลยทีเดียว ทางแก้ของปัญหานี้ให้จำไว้เลยว่า ทุกครั้งที่เกิดปัญหาหน้างาน หากไม่เป็นไปตามข้อตกลงให้ยืนยันด้วยเอกสารจากอีเมลหรือข้อความที่ตกลงกันไปก่อนหน้านั้น เอกสารที่อ่านร่วมกันทุกฝ่าย จะเป็นยันต์ชั้นดีที่ทำให้เรารอดจากคำครหา นี่คือประโยชน์อีกอย่างของการยืนยันข้อตกลงในการทำงานร่วมกันด้วยลายลักษณ์อักษร

หากยืนยันด้วยเอกสารแล้วผู้ปฏิบัติงานเกิดอารมณ์ไม่พอใจอย่างรุนแรง และทำท่าจะต่อว่าเรา ให้ดึงผู้บังคับบัญชา หรือเจ้าของโปรเจกต์เข้ามาพูดคุยด้วยทันที ในฐานะคนที่มีอำนาจตัดสินใจเด็ดขาด ว่าจะแก้ไขปัญหาต่อไปอย่างไร

ที่สำคัญในโลกการทำงานน้ำขุ่นอยู่ใน น้ำใสอยู่นอก คิดไว้เสมอว่าต้องทำงานให้ดีที่สุดเท่านั้นก็พอ

5.เจรจาอย่างสุภาพ

ทำงานเก่ง ทำให้ก้าวหน้า ความสุภาพทำให้เข้ากันได้กับทุกคน สิ่งสำคัญที่สุดในการประสานงาน คือการขอความร่วมมืออย่างสุภาพ

ดังนั้น การพูดคุยครั้งแรกอย่างสุภาพเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อเปิดใจคนให้อยากทำงานด้วย แต่หลังจากนั้นเมื่อเกิดความสนิทสนมจะเปลี่ยนสรรพนามเรียกก็ไม่มีปัญหาแต่อย่างใด ขอให้ทำงานด้วยกันอย่างราบรื่นก็พอ

เคล็ดลับง่ายๆ แค่ลงท้ายบางประโยคด้วยคำว่า ครับ ค่ะ ด้วยน้ำเสียงปกติก็ทำให้รู้สึกความสุภาพและการให้เกียรติอีกฝ่ายด้วยคำพูดได้แล้ว