อยากเป็น Admin ต้องทำอย่างไรและมีคุณสมบัติอะไรบ้าง

รู้จักงาน ‘Admin’ อาชีพที่ตลาดมีความต้องการเยอะ

แอดมิน หรือที่คนส่วนใหญ่เข้าใจกันปัจจุบันคือผู้ดูแลเพจเฟซบุ๊ก อาชีพนี้เกิดขึ้นราวช่วงประมาณ พ.ศ.2560 โดยส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบของพนักงานบุคลากรที่มีความสามารถในการสื่อสารและเขียนเนื้อหาเชิงบวก ช่วยเสริมภาพลักษณ์ ก่อนที่จะขยับขยายออกมาเป็น ‘ฟรีแลนซ์’ คนนอกองค์กร โดยกลุ่มผู้ว่าจ้างส่วนใหญ่เป็นธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลาง ซึ่งกลุ่มของงานที่ต้องดูแลจะมีทั้งสินค้าและการบริการทุกรูปแบบ

ตามความเข้าใจในข้างต้นแอดมินจะถูกแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบใหญ่ๆ ได้แก่ ‘ดูแลเพจ’ เป็นอาชีพแอดมินที่นิยมในรูปแบบบริษัท มีหน้าที่ในการทำงานคือตอบคอมและโต้ตอบสื่อสารในการให้ข้อมูล หน้าที่ให้คำแนะนำทางช่องทางแชทข้อความส่วนตัว และแอดมิน ‘รับออเดอร์’ จะเป็นผู้จัดการในการให้บริการโต้ตอบเพื่อการขายสินค้า แจ้งข้อดีและคุณสมบัติ จำพวก ราคา พร้อมกับปิดการขายลูกค้า

จะว่าไปแล้วงาน Admin เป็นงานฝ่ายธุรการที่มีขอบข่ายและหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่ค่อนข้างกว้าง จนหลายคนอาจจะเข้าใจว่างานด้านนี้ มีความคล้ายคลึง และค่อนข้างเหมือนกับงานของ HR แต่หากลองวิเคราะห์จากเนื้องานแล้ว จะเป็นว่างานทั้งสองประเภทนี้ จะมีความแตกต่างกันอยู่ อีกทั้งงาน Admin นี้จะเน้นที่การประสานงานเป็นหลัก 

เนื่องจากงาน Admin เป็นงานที่มีลักษณะของการเป็นฝ่ายสนับสนุนค่อนข้างมาก เห็นได้จากผู้ที่ทำงานธุรการสามารถเข้าไปช่วยเหลืองานในฝ่ายอื่น ๆ ได้ เช่น Admin สามารถเข้าไปช่วยงานของฝ่าย HR ในด้านดูแลด้านเอกสาร หรือ ประสานงานกับพนักงาน เป็นต้น ขอบข่ายงานของ Admin จึงอยู่ที่ว่าต้องไปสังกัดอยู่กับฝ่ายไหน แต่โดยรวมแล้ว งานธุรการจะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลงานเอกสารต่าง ๆ การติดต่อประสานงานภายใน และนอกองค์กร การจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร การจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น

ตำแหน่งงาน Admin ที่เปิดรับสมัคร จะมีทั้ง Admin ฝ่ายขาย Admin ฝ่ายบุคคล หรือ Admin ฝ่ายการตลาด ตำแหน่งงานต่างๆ เหล่านี้ จะมีหน้าที่และความสำคัญของงานแตกต่างกันไป ดังนั้น ก่อนจะสมัครงานในตำแหน่งนี้ ควรดูรายละเอียดของงานให้ถ้วนถี่ก่อนว่า เป็นงานที่ตรงกับความสามารถของเราหรือไม่ 

การเริ่มต้นสมัครงาน Admin นอกจากจะต้องเป็นคนที่มีทัศนคติ และแนวคิดด้านบวกในการเริ่มต้นชีวิตการทำงานแล้ว การจบการศึกษาที่ตรงกับสายงานก็มีส่วนสำคัญ ผู้หางานที่ต้องการงานด้านธุรการ คือคนที่มีความรู้ความสามารถ และเรียนจบมาจากสาขาต่างๆ ดังนี้ คณะบริหารธุรกิจ (เอกเลขานุการ) สาขาบริหารการจัดการ สาขาบริหารการตลาด สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ แต่หากมองตามหลักความเป็นจริงแล้ว สายงานนี้ค่อนข้างเปิดกว้าง ขอให้เป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถตามที่ตำแหน่งงานได้กำหนดไว้ โอกาสที่จะได้งานนี้ก็มีค่อนข้างสูง

ผู้ที่ทำงาน Admin ควรมีคุณสมบัติอย่างไร

คุณสมบัติของผู้ทำงาน Admin โดยรวมแล้วต้องเป็นคนที่รับความรับผิดชอบสูง มีความอดทน มุ่งมั่นในการทำงาน อีกทั้งมีความคล่องแคล่ว มีใจรักงานบริการ ใจเย็น มีมนุษยสัมพันธ์ดี เข้ากับบุคคลอื่นได้ง่าย สามารถประสานงานระหว่างบุคคล หรือระหว่างองค์ได้เป็นอย่างดี อดทนต่อสภาวะแรงกดดันในการทำงานได้

นอกจากคุณสมบัติข้างต้นแล้ว ผู้ที่ทำงาน Admin อาจจะต้องมีทัศนคติด้านบวกเหล่านี้รวมอยู่ด้วยเพื่อเพิ่มความสุขในการทำงานให้มีมากขึ้น

• มีความละเอียด รอบคอบ
• สนใจรายละเอียดของงานที่ทำ ให้ผิดพลาดน้อยที่สุด
• เปิดใจกว้างยอมรับทั้งเสียงตำหนิ และคำชมเชย เพื่อเป็นกำลังใจในการทำงาน
• เข้าใจว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือสิ่งท้าทาย และเป็นสิ่งเตือนใจให้เราได้เรียนรู้มุ่งมั่นในการทำงาน เพื่อให้บรรลุสู่เป้าหมายอย่างเต็มที่
• ภูมิใจในหน้าที่การทำงานของตนเอง ให้ระลึกเสมอว่างานที่เราทำมีคุณค่าคิดอยู่เสมอว่า ความสุขของคนที่ได้ทำงาน Admin คือการได้ช่วยเหลือคน

บทบาทและหน้าที่ของงาน Admin

งาน Admin จะมีขอบข่ายความรับผิดชอบอยู่ที่การช่วยเหลือ หรือจัดการธุระต่างๆ ให้กับบุคคลในองค์กร อาจจะมีความแตกต่างกันไปบ้างตามแผนกที่ตัวเองสังกัดอยู่ แต่งานหลักๆ ของธุรการ จะมีดังนี้ ติดต่อประสานงาน เดินเอกสารให้กับพนักงานดูแลสถานที่ หรือติดต่อกับฝ่ายอาคาร ในกรณีที่ต้องการใช้สถานที่จัดกิจกรรมต่างๆ ดูแลเอกสาร หรือส่งจดหมายให้กับพนักงานในแผนกต่างๆ ตรวจสอบ และสั่งซื้ออุปกรณ์ออฟฟิศให้กับพนักงานดูแลบริหารออฟฟิศ ด้วยการดูแล ควบคุมการทำความสะอาดของแม่บ้านดูแลพนักงานรับส่งเอกสารที่มาติดต่อกับบริษัท

เข้าใจแล้วใช่ไหมว่างาน Admin เป็นตำแหน่งงานที่สำคัญตำแหน่งหนึ่งในบริษัท แต่หน้าที่ความรับผิดชอบนั้นอาจจะต้องใช้ความอดทนอยู่บ้าง เพราะบางครั้งอาจจะต้องเจอกับพนักงานเจ้าปัญหาที่สร้างความยุ่งยากลำบากใจบ้าง แต่หากเราสามารถควบคุมดูแลงานส่วนนี้ให้ออกมาได้ดี  งานของเราก็จะออกมาเป็นดังที่คาดหวัง