เหตุผลที่องค์กรควรใช้งานซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร คุ้มไหมมาอ่านกัน!?
หนึ่งในโซลูชันจัดการงานเอกสารที่กำลังได้รับความนิยมอย่างมากในหลายๆ องค์กรเลยก็คือซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร ซึ่งก็ยังมีอีกหลายๆ องค์กรเช่นกันที่มองว่าซอฟต์แวร์ประเภทนี้เป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น และสิ้นเปลือง
เราจึงอยากให้คุณได้มาอ่านข้อมูลจากบทความนี้กันว่า ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารนั้นมีข้อดีอะไรบ้าง และเหตุผลอะไรที่เราจึงอยากให้คุณหันมาใช้งานซอฟต์แวร์นี้
ประหยัดค่าใช้จ่าย
สาเหตุที่หลายๆ องค์กรนั้นไม่เลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารนั้นก็เพราะว่าคิดว่าจะทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ซึ่งจริงๆ แล้วเรื่องค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นแค่เพียงตอนติดตั้งซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าเมื่อทำการติดตั้งซอฟต์แวร์ไปแล้ว คุณก็จะไม่ต้องเสียค่าบุคลากรในการดำเนินงานเรื่องการจัดเก็บเอกสาร หรือเพิ่มพื้นที่ออฟฟิศในการจัดเอกสาร ซึ่งข้อดีตรงนี้เองก็จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้อย่างมาก เรียกได้ว่าลงทุนแค่ครั้งเดียวแต่คุ้มค่าอย่างมากเลยล่ะ
สะดวก
เนื่องจากการใช้งานซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารจะทำให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลได้ เพียงแค่ทำการสแกนก็จะสามารถเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ทันที ทำให้ไม่เวลาที่คุณต้องการเรียกมาใช้งานก็จะสามารถทำได้ง่ายๆ ไม่ต้องคอยลื้อหาเหมือนการเก็บเอกสารแบบเก่าๆ นอกจากนี้คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้งานผ่านจอคอมพิวเตอร์แบบเดิมๆ แต่ยังสามารถใช้งานผ่านสมาร์ตโฟน หรือแท็ปเล็ตต่างๆ ได้อีกด้วย สามารถจัดเรียกหรือปรับแต่งเอกสารได้ตามต้องการไม่ต่างกับการจัดเก็บในรูปแบบออฟไลน์เลย
ปลอดภัย
อีกหนึ่งความกังวลของการใช้งานซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร โดยเฉพาะบริษัทใหญ่ๆ ที่มีข้อมูลเยอะก็คือเรื่องของความปลอดภัย เพราะหลายๆ คนคงเคยจะได้ยินเรื่องของข้อมูลที่มีการรั่วไหล ซึ่งเมื่อไหร่ที่ข้อมูลมีการรั่วไหลก็จะสร้างความเสียหายต่อบริษัทอย่างมาก อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือกใช้งานซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารจากผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือ เรื่องของความปลอดภัยก็หมดห่วงได้เลย เนื่องจากคุณจะสามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึง และการแชร์ไฟล์ได้ ซึ่งหมายความว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ได้ง่ายๆ รวมถึงไม่สามารถแชร์ให้คนนอกรับรู้ได้ด้วยเช่นกัน
ต้องยอมรับว่าการนำเทคโนโลยีมาใช้งานอย่างถูกต้องนั้น สามารถส่งผลดี และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับเราได้อย่างมาก อย่างซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารที่เราได้พูดถึงไปนั้นก็ทั้งช่วยให้เราสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้ ทั้งยังมีความสะดวก ช่วยประหยัดเวลา และมีความปลอดภัยอย่างมาก รู้แบบนี้แล้วก็ลองหาบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือเพื่อเลือกใช้งานกันได้เลย