ลดความผิดพลาด ในการบริหารโปรเจกต์

โดย...พงศ์วุฒิ ไพรไพศาลกิจ

การบริหารโปรเจกต์ในองค์กรนั้นถูกมองได้ว่าเป็นอีกความท้าทายหนึ่งที่ทุกๆ องค์กรต้องประสบ และในการดำเนินโปรเจกต์ในแต่ละครั้งนั้นไม่ได้สวยหรูเหมือนในหนังสือที่เขียนไว้ว่าควรจะต้องทำตามขั้นตอน 1 และ 2 และ 3 และ 4 เสมอไป ซึ่งศัตรูตัวฉกาจที่ผู้บริหารโปรเจกต์จะต้องเจอและมักจะทำให้เกิดความผิดพลาด และล้มเหลวมากที่สุดคือ ความต้องการของผู้ใช้งาน (User Requirement)

หากพูดถึงการทำงานร่วมกับผู้คนในโปรเจกต์แล้วนั้น อาจจะต้องอาศัยนักบริหารโปรเจกต์มือฉมังที่มีทั้งศาสตร์และศิลป์ในการประสานงานเพื่อพูดคุยและเจรจากับผู้ใช้งาน (End Users) โดยต้องเข้าใจมุมมองเชิงธุรกิจขององค์กรเพื่อให้โปรเจกต์สำเร็จลุล่วงตามจุดประสงค์ เสร็จทันตามระยะเวลาและงบประมาณที่ตั้งไว้ในแต่ละโปรเจกต์

Requirement Management (RM) เป็นเรื่องที่ถือกำเนิดขึ้นมาเพื่อช่วยให้ทีมบริหารโปรเจกต์สามารถวิเคราะห์ความต้องการที่แท้จริงของบริษัท (Business Requirement) ซึ่งยังต้องสามารถแจกแจงรายละเอียดหลังจากการวิเคราะห์ให้ออกมาอยู่ในรูปของขั้นตอนในการทำงาน (Process) โดยในขั้นตอนของ RM จะมีองค์ประกอบอยู่ด้วยกันหลายส่วน ไม่ว่าจะเป็น การระบุความต้องการ (ที่แท้จริง) ของบริษัท (Business Identifying) การวิเคราะห์ความต้องการของบริษัท (Business Analyzing) การจัดความสำคัญของโปรเจกต์ (Project Prioritizing) การตรวจสอบและการบริหารความเปลี่ยนแปลง (Tracking, Monitoring and Change Management)

ในบางองค์กรอาจจะมีหรือไม่มีตำแหน่งนี้ขึ้นมาก็ได้ และในประเทศไทยมักจะเห็นทีม RM นี้อยู่ในรูปแบบของทีม Project Management (PM) เป็นส่วนมาก

ด้วยคำพูดที่ว่า “High Cost of Poor Requirement Management” ดูเห็นจะเป็นความจริง เนื่องจากหากไม่สามารถควบคุมความต้องการของผู้ใช้งานในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยิ่งด้วยความที่คนไทยเป็นคนที่มีนิสัยใจดีทำให้ในหลายๆ ครั้ง (เกิน 50%) ความต้องการที่ไม่มีสิ้นสุดของผู้ใช้งานเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดความผิดพลาดในการบริหารโปรเจกต์ได้ จึงเป็นเหตุผลให้นักพัฒนาโปรแกรมอย่าง Tracecloud ได้เล็งเห็นถึงความสำคัญของการบริหารจัดการความต้องการและได้สร้างเครื่องมือ Requirement Management Tool ขึ้นมาเพื่อให้ผู้บริหารโปรเจกต์ในองค์กรสามารถบริหารความต้องการได้ตามรูปแบบที่ควรจะเป็น

การใช้ Tracecloud นั้นขอให้มีเพียง Web Browserก็เพียงพอต่อการทำงานแล้ว เนื่องจาก Tracecloud ถูกติดตั้งไว้แล้วอยู่บน Amazon Cloud และหากมีองค์กรต้องการที่จะเชื่อมต่อเข้ากับระบบภายในก็สามารถต่อได้ผ่าน API ที่มีให้ใช้งาน ซึ่งในขณะใช้งานก็ยังมีการเข้ารหัสเพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้อีกชั้นหนึ่ง แถมมีให้ทดลองใช้งานฟรีอีกด้วย