วิธีจัดการและป้องกันข้อผิดพลาดทางบัญชีในธุรกิจ SME

วิธีจัดการและป้องกันข้อผิดพลาดทางบัญชีในธุรกิจ SME

การบริหารจัดการบัญชีให้ถูกต้องและแม่นยำในธุรกิจ SME จะช่วยลดข้อผิดพลาดทางบัญชีได้ และช่วยลดความเสียหายทางการเงิน แถมยังช่วยไม่ให้เกิดปัญหาทางกฎหมายและภาพลักษณ์ของธุรกิจอีกด้วย 

ดังนั้นการทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและการป้องกันเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งในบทความนี้จะนำเสนอแนวทางจัดการและป้องกันข้อผิดพลาดทางบัญชีที่พบได้บ่อยในธุรกิจ SME พร้อมเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณสามารถลดความเสี่ยงและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำบัญชีของธุรกิจได้ดังนี้

1. ข้อผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลทางบัญชีไม่ครบถ้วน

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีถือว่าเป็นหัวใจหลักสำคัญในการบริหารการเงิน การลงทุน และการวางแผนธุรกิจ หากข้อมูลทางบัญชีไม่ครบถ้วน รายงานทางการเงินคลาดเคลื่อน ข้อมูลมีข้อผิดพลาด จะส่งผลกระทบร้ายแรงต่อภาพรวมธุรกิจ SME เช่น งบการเงินคลาดเคลื่อน ความน่าเชื่อถือของธุรกิจลดลง การคำนวณภาษีผิดพลาดได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง และธุรกิจ SME ขาดสภาพคล่อง

ทั้งนี้วิธีการป้องกันปัญหาที่ผู้ประกอบการ SME ควรรู้ คือ ควรสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง หาทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญ ใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยเพื่อการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น 

2. ข้อผิดพลาดจากการไม่กระทบยอดบัญชีเป็นประจำ

การไม่กระทบยอดบัญชีอย่างสม่ำเสมออาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดสะสมที่ยากต่อการแก้ไขได้ในภายหลัง การกระทบยอดบัญชีช่วยให้มั่นใจได้ว่าตัวเลขในบัญชีธนาคารและในระบบบัญชีของบริษัทสอดคล้องกัน หากไม่ทำเป็นประจำ อาจเกิดความคลาดเคลื่อนที่ส่งผลต่อการตัดสินใจและการวางแผนทางการเงิน

 

ดังนั้นวิธีการป้องกันปัญหาที่ผู้ประกอบการ SME ควรรู้คือ ตั้งระยะเวลาในการกระทบยอดบัญชีอย่างน้อยเดือนละครั้ง รวมถึงใช้ระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการกระทบยอดบัญชีอัตโนมัติ และมอบหมายหน้าที่ให้พนักงานเฉพาะทางดูแลการกระทบยอดบัญชีเพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกช่องทางหนึ่ง

3. ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการไม่แยกบัญชีส่วนตัวและบัญชีธุรกิจ

การแยกบัญชีส่วนตัวและบัญชีธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หลายคนอาจมองว่าเป็นเรื่องเล็กน้อยแต่ข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยนี้สามารถส่งผลกระทบต่อความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือของธุรกิจได้อย่างมากซึ่งผลกระทบที่จะตามมาคือ เสียภาพลักษณ์การเป็นมืออาชีพ เสียโอกาสทางการตลาด      

ซึ่งวิธีการป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น คือ ให้ทำการสร้างบัญชีธุรกิจใหม่แยกออกจากบัญชีส่วนตัว รวมถึงแยกอีเมลด้วย บัญชีธุรกิจควรมีโลโก้ รูปภาพ และข้อมูลธุรกิจที่ครบถ้วน และให้แยกการทำธุรกรรมผ่านบัญชีธุรกิจให้ชัดเจนเป็นระบบ    

4. ข้อผิดพลาดจากการละเลยการเก็บหลักฐานการทำธุรกรรม

ธุรกิจ SME โดยเฉพาะในรูปแบบบุคคลธรรมดาส่วนใหญ่มักละเลยการเก็บเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรม เช่น ใบเสร็จและใบกำกับภาษี การไม่เก็บเอกสารดังกล่าวอาจทำให้เกิดปัญหาในการตรวจสอบย้อนหลังและมีผลต่อความน่าเชื่อถือในการจัดทำงบการเงิน

ส่วนวิธีการป้องกันให้ธุรกิจ SME จัดทำระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เช่น การสแกนเอกสารไว้ และเก็บในระบบดิจิทัล รวมถึงการตรวจสอบพร้อมอัปเดตเอกสารอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารมีครบถ้วนถูกต้องไม่ตกหล่น

 

5. ข้อผิดพลาดจากการทำงานแบบไม่มีการตรวจสอบความถูกต้องของงบการเงินรายเดือน

แม้ว่าการตรวจสอบงบการเงินรายเดือน ตามกฎหมายไม่ได้บังคับให้ต้องทำเพื่อส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แต่ในความเป็นจริงแล้ว ธุรกิจ SME แม้จะเป็นธุรกิจขนาดเล็กก็ควรมีการตรวจสอบงบการเงินรายเดือน เพราะหากทำงานแบบไม่มีการตรวจสอบงบการเงินรายเดือน จะทำให้ยากต่อการระบุข้อผิดพลาดและปัญหาในกระบวนการทำบัญชี รวมถึงมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้สูงเมื่อถึงเวลาปิดงบการเงินรายปี และตรวจสอบบัญชีเพื่อส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า  

6. ข้อผิดพลาดจากการไม่วางแผนภาษีให้มีประสิทธิภาพ

การวางแผนภาษีธุรกิจ SME ที่ไม่ดีอาจนำไปสู่การเสียภาษีที่สูงเกินไปหรืออาจทำให้ละเมิดกฎหมายภาษีในบางกรณี ซึ่งการเตรียมความพร้อมด้านภาษีล่วงหน้าจะช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้นและลดความเสี่ยงทางกฎหมายได้ 

โดยมีวิธีการป้องกันคือ ให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อรับคำแนะนำในการวางแผนภาษีอย่างถูกต้องครบถ้วน ทั้งนี้ควรเก็บบันทึกการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับภาษีอย่างละเอียด และปรับปรุงแผนภาษีทุกปีเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายและข้อกำหนดของกรมสรรพากร

กล่าวโดยสรุป การป้องกันข้อผิดพลาดทางบัญชีในธุรกิจ SME จำเป็นต้องอาศัยการจัดการที่ดี โดยการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม และการฝึกอบรมพนักงานอย่างต่อเนื่อง หากมีการดำเนินการตามแนวทางที่ได้แนะนำนี้ ธุรกิจ SME จะมีโอกาสประสบความสำเร็จและสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่  Inflow Accounting