How to เทคนิคการพรีเซนต์งานให้เปรี้ยง

หนึ่งในความท้าทายของคนทำงาน คือการนำเสนองานให้หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน และลูกค้าฟัง แล้วจะทำอย่างไรให้พรีเซนต์ครั้งนี้ไม่น่าเบื่อ

วันนี้ขอเอาใจช่วยคนที่เป็นมือใหม่หัดพรีเซนต์ซึ่งอาจจะไม่เจนจัดในการพูดนำเสนองาน ด้วยการรวบรวมเทคนิคพิชิตชัยในทุกๆ การพรีเซนต์มาฝากเพื่อให้ทุกคนสามารถพิชิตใจเจ้านาย ลูกค้า และเพื่อนร่วมงานด้วยวิธีง่ายๆ ดังนี้

เริ่มด้วย ‘Why’ คนส่วนมากไม่สนใจว่าเราทำอะไร แต่มักสนใจว่าเราทำ "ทำไม" และมีประโยชน์อย่างไร ทางที่ดีควรเริ่มต้นการนำเสนอผลงานด้วยเป้าหมายและประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ มากกว่ากระบวนการหรือขั้นตอนที่ยืดเยื้อแถมฟังแล้วชวนง่วงนอน

รู้จักกลุ่มผู้ฟัง ในการพรีเซนต์ที่ดีนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่เราต้องรู้ว่าผู้ฟังคือใคร แล้วเขาต้องการรู้อะไรจากพรีเซนต์ เนื่องจากผู้ฟังแต่ละคนมีความต้องการที่ต่างกัน ยิ่งเรารู้ความต้องการแล้วนำเสนอในส่วนที่ผู้ฟังต้องการมากเท่าไร ก็ยิ่งทำให้การพรีเซนต์นั้นน่าสนใจและประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ ยังทำให้เรารู้สไตล์การพูดที่ควรปรับให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟังเพื่อกาลเทศะที่ถูกต้อง

กระชับด้วยภาพ หลักการง่ายๆ ในการจดจำ เราควรใช้ภาพ แผนภูมิ-กราฟสีต่างๆ เป็นสื่อในการนำเสนอข้อมูลแทนข้อความยาวๆ และตัวเลขทางสถิติ เพราะข้อมูลที่ต้องการนำเสนอจะเป็นที่จดจำมากกว่าหากเป็นภาพที่น่าสนใจ สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือการให้ข้อมูลที่มากเกินไป เพราะจะยากต่อการจดจำ ซ้ำยังทำให้น่าเบื่ออีกด้วย โดยสไลด์ที่ดีควรมีข้อมูลที่กระชับและชัดเจน

บอกเล่าด้วยเรื่องราว การพรีเซนต์งานด้วยข้อมูลหนักๆ หรืออัดแน่นด้วยตัวเลขทางสถิติอาจทำให้เราดูมีความรู้ มีการเตรียมการมาอย่างดี แต่จะไม่มีใครจำในสิ่งที่เราพูดได้ ในทางกลับกันการบอกเล่าเรื่องราวโดยการสื่อด้วยน้ำเสียงและเข้าถึงอารมณ์ด้วยการเล่าเรื่องหรือการยกตัวอย่างง่ายๆ จะทำให้ผู้ฟังเห็นภาพและจดจำได้ดีกว่า ส่วนสิ่งที่ลดความสนใจของผู้ฟังคือการอ่านสไลด์หรืออ่านตามสคริปต์ซึ่งขาดความเป็นธรรมชาติ

ฝึกซ้อมเพื่อความพร้อม ประโยคที่ว่า “Practice Makes Perfect” ใช้ได้เสมอ ฉะนั้น เราควรฝึกซ้อมการพรีเซนต์ให้มากเท่าที่จะทำได้ ทบทวนเนื้อหาและจดจำลำดับของสไลด์ เพื่อช่วยให้เกิดความมั่นใจและลดอาการประหม่าเวลาลงสนาม

พรีเซนต์ด้วยความมั่นใจ ถึงเวลาแล้วที่จะนำสิ่งที่ฝึกซ้อมมานับครั้งไม่ถ้วนออกสู่สายตาผู้ฟัง ดังนั้น ต้องแสดงถึงความมั่นใจในเนื้อหาข้อมูลที่เตรียมมา โดยแสดงออกทางสายตา ท่าทาง และน้ำเสียงที่มั่นใจในทุกคำพูด ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยสะกดผู้ฟังได้มากยิ่งขึ้น

รู้จักกฎ "10 นาที" ผู้ฟังอาจหมดความสนใจหากเราพูดนานเกินไป ลองใช้กฎ 10 นาทีมาปรับใช้กับการพรีเซนต์งาน  โดยแบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนๆ แต่ละส่วนไม่ควรพูดนานเกิน 10 นาที จากนั้นอาจเว้นด้วยการให้รับชมภาพประกอบ หรือวิดีโอ แล้วจึงนำเสนอเนื้อหาในส่วนถัดไป

มีปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง การที่เราพูดเพียงคนเดียวเป็นเวลานาน ผู้ฟังย่อมเกิดความเบื่อหน่าย เราต้องทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมโดยเปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็นหรือร่วมกันตั้งคำถาม ซึ่งจะทำให้ผู้ฟังรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในการนำเสนอครั้งนี้และรู้สึกตื่นตัวตลอดเวลา