8:8:8 สูตรบริหารเวลาเพื่องานและชีวิตสมดุล

คนทำงานหรือกำลังเรียนหนังสือ สามารถบริหารจัดการเวลาของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยสูตรง่ายๆ ได้แก่ การแบ่งจำนวน 24 ชั่วโมงของ 1 วันนั้น ออกเป็น 3 ส่วน

เรื่อง วรธาร ทัดแก้ว

เวลาคือทรัพยากรที่มีค่าต่อมนุษย์และทุกคน มีเวลาเท่ากันหมด คือ 1 ปี มี 365 วัน 1 วัน มี 24 ชั่วโมง แต่หลายคนมักบ่นว่าไม่ค่อยมีเวลา อ้างว่างานเยอะ เรียนหนัก จนไม่มีเวลาพักผ่อน หรือพอถึงคราวพักผ่อนจริงๆ เช่น วันหยุดยาว แทนที่จะได้เที่ยวพักผ่อนสบายๆ ก็ต้องหอบเอางานไปทำด้วย บางคนบ่นตัวเองมีเวลามากเกินไปจนไม่รู้จะทำอะไรบ้างในแต่ละวัน บางครั้งตั้งใจทำอะไรสักอย่างในวันนี้พรุ่งนี้แต่ไม่ได้ทำตามที่ตั้งใจไว้ เพราะพอถึงเวลาจริงๆ ก็มีเรื่องประเดประดังเข้ามาจนไม่รู้ว่าจะเลือกทำอันไหนก่อน เป็นต้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้แทบเป็นเรื่องปกติที่คนส่วนใหญ่โดยเฉพาะคนทำงานประสบบ่อยๆ

สาเหตุที่เป็นเช่นนั้นไม่ใช่เวลาเป็นปัญหา แต่เพราะผู้นั้นไม่ใส่ใจให้ความสำคัญและไม่มีการวางแผนจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพนั่นเอง
 
แบ่ง 24 ชั่วโมงเป็น 3 ส่วน

สันติ จันทวรรณ นักกิจกรรมบำบัด โรงพยาบาลมนารมย์ กล่าวว่า เวลาเป็นทรัพยากรที่สำคัญกับทุกคน ทุกเวลานาทีมีค่ามหาศาล และทุกคนควรจะใช้เวลาในแต่ละวันของตัวเองให้เกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ปล่อยเวลาให้ล่วงเลยไปหรือผลาญเวลาไปกับการกระทำที่ไม่เกิดประโยชน์หรือเป็นพิษเป็นภัยกับสังคม ไม่เช่นนั้นอาจต้องมาเสียใจภายหลังที่ปล่อยเวลาให้เสียไปฟรีๆ หรือก่อผลเสียแบบนั้น

 

นักกิจกรรมบำบัด โรงพยาบาลมนารมย์ กล่าวต่อว่า 1 วันของทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน และใน 24 ชั่วโมง ซึ่งควรรู้ว่าตัวเองต้องทำอะไรบ้าง โดยทั่วไปคนทำงานหรือกำลังเรียนหนังสือ สามารถบริหารจัดการเวลาของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยสูตรง่ายๆ ได้แก่ การแบ่งจำนวน 24 ชั่วโมงของ 1 วันนั้น ออกเป็น 3 ส่วนเท่าๆ กัน คือ ส่วนละ 8 ชั่วโมง กลายเป็นสูตร “8 : 8 : 8”

นักกิจกรรมบำบัดขยายความสูตร 8 : 8 : 8 ดังนี้ 8 ชั่วโมง สำหรับการนอน การพักผ่อน 8 ชั่วโมง สำหรับการทำงาน หรือการเรียนหนังสือ และ 8 ชั่วโมง สำหรับกิจวัตรประจำวันต่างๆ เช่น อาบน้ำ แต่งตัว รับประทานอาหาร เดินทาง การท่องเที่ยว การเข้าสังคม และกิจกรรมยามว่างหรืองานอดิเรก

“บางกรณีเราสามารถปรับเปลี่ยนลักษณะชั่วโมงต่างๆ ตามสูตรได้แล้วแต่ลักษณะหน้าที่ การงาน การดำเนินชีวิต และสังคมของแต่ละคน แต่ถ้าสามารถจัดเวลาให้เหมาะสมตามรูปแบบข้างต้นนี้ทุกคนจะเห็นเวลาใน 1 วันนั้นของตัวเองมีโครงสร้างการดำเนินชีวิตที่ค่อนข้างชัดเจน เป็นระบบ” สันติ อธิบาย

จัดลำดับความสำคัญของงานตามกลุ่ม

นักกิจกรรมบำบัด กล่าวเพิ่มเติมว่า นอกจากการแบ่งเวลาในแต่ละวันอย่างเป็นระบบแบบแผนแล้ว การจัดลำดับของสิ่งที่ทำก็เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้เกิดการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการจัดสิ่งที่ต้องทำหรือกิจกรรมต่างๆ ให้เป็นกลุ่มๆ จะช่วยให้การตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าควรเริ่มทำสิ่งใดก่อนสิ่งใดหลัง โดยสามารถแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม

“ประกอบด้วยกลุ่ม 1.สำคัญและเร่งด่วน ได้แก่ สิ่งที่ต้องทำก่อน ทำเดี๋ยวนี้ ถ้าไม่ทำจะมีปัญหา 2.สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เป็นการวางแผน การเตรียมตัว การพัฒนาตนเอง การดูแลสุขภาพ 3.ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน เป็นเรื่องที่เข้ามาในขณะนั้น ไม่สำคัญแต่ต้องตอบหรือทำทันที ไม่มีผลกระทบกระเทือนมากนัก 4.ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เป็นเรื่องเล็กน้อย ไม่เกี่ยวข้องด้วย ทำแล้วไม่เกิดผลอะไร เสียเวลาไม่สำคัญ”

สันติ อธิบายพร้อมยกตัวอย่างประกอบดังนี้ กลุ่มสำคัญและเร่งด่วน เช่น ป่วยทนไม่ไหวต้องไปหาหมอ ต้องไปจ่ายค่าไฟฟ้า เนื่องจากเป็นวันสุดท้ายที่ครบกำหนดจ่าย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถผ่อนผันเวลาได้ ต้องทำทันทีและถูกบังคับจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในขณะนั้น ถ้าไม่ทำแล้วจะก่อปัญหา อย่างไรก็ตาม ถ้าหากมีสิ่งนี้มากเกินไปจะทำให้ชีวิตค่อนข้างวุ่นวายกดดัน ยุ่งเหยิงตลอดเวลา ซึ่งอาจเกิดได้จากสถานการณ์บังคับ ผัดวันประกันพรุ่งหรือไม่ค่อยใส่ใจ

กลุ่มสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เป็นสิ่งที่มีความสำคัญและสามารถวางแผนไว้ล่วงหน้าได้ไม่ต้องทำทันที เช่น มีนัดไปอบรมสัมมนา 3 วัน ในอีก 3 เดือนข้างหน้า หรือมีนัดทำสัญญาการจัดจ้างอีก 2 สัปดาห์ หรือมีนัดพักผ่อนกับครอบครัวช่วงปลายปี สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่อยากทำและสามารถวางแผนจัดเวลาไว้ล่วงหน้าได้ ซึ่งมักส่งผลให้มีการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและชีวิตมีเป้าหมายในการใช้เวลาในแต่ละวัน

กลุ่มไม่สำคัญแต่เร่งด่วน เป็นสิ่งที่ทำก็ได้ ไม่ทำก็ได้ เป็นสิ่งที่ต้องเผชิญและต้องตัดสินใจในขณะนั้นทันที เช่น มีคนโทรศัพท์มาชวนทำบัตรเครดิต มีคนขอความช่วยเหลือถามทาง เพื่อนชวนไปกินข้าวในตอนนั้น เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่มาขัดจังหวะการใช้เวลาและขึ้นอยู่กับการตัดสินใจในขณะนั้น ซึ่งส่งผลทำให้การใช้เวลามีประสิทธิภาพลดลง

สุดท้าย กลุ่มไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เป็นสิ่งที่ทำไปตามอารมณ์หรือความรู้สึก ซึ่งทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ เช่น เล่นเกมฆ่าเวลา นอนมากจนเกินความต้องการ ดูโทรทัศน์ไปเรื่อยๆ สิ่งเหล่านี้ทำให้เกิดความเพลิดเพลินแต่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อะไร ที่ควรทำต้องลดให้เหลือน้อยที่สุด

นักกิจกรรมบำบัด โรงพยาบาลมนารมย์ ฝากว่า ให้ลองนำสิ่งต่างๆ ที่จัดตามกลุ่มมาจัดเรียงกัน โดยเรียงสิ่งที่ต้องทำในกลุ่มสิ่งสำคัญและเร่งด่วนเป็นอันดับแรก สิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนเป็นอันดับ 2 สิ่งไม่สำคัญแต่เร่งด่วนเป็นอันดับ 3 และสิ่งไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วนเป็นอันสุดท้าย ซึ่งจะช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นในการที่จะเริ่มทำอะไร